Zapisniki so dokumenti, ki omogočajo uradno beleženje dogodkov. Zapisnik se uporablja za dokumentiranje dogodka, kot se je zgodil, za referenco, kadar je to potrebno, za uradno in korektno posredovanje informacij ter za pravno varstvo. Uradno obvestilo o dogodku je posredovano z zapisnikom.

Kaj je minuta?

Vodenje zapisnika je postopek uradnega beleženja vsebine dogodka, sestanka, transakcijskega procesa ali pogovora točno takšne, kot je. Zapisnik se vodi zaradi zagotavljanja zaščite v pravnih postopkih, uradnega dokumentiranja dogodka, sklicevanja nanj kot uradnega dokumenta v pravnih postopkih in natančnega prikaza situacije.

Zapisnike, ki jih pripravijo uradne institucije, lahko podpišejo policija, notar, sodišče, podjetja, državni uradi ali uradne institucije.

Kako voditi zapisnik?

Ker je zapisnik uraden dokument, je treba pri njegovi pripravi upoštevati določena pravila. Postopki vodenja zapisnika imajo lahko spremembe in različne podrobnosti glede narave in lokacije dogodka, ki ga je treba zabeležiti. Kot primer vodenja zapisnika lahko uporabite naslednje pogoje:

• Preden se lotite vsebine zapisnika, morate napisati naslov v skladu s pravili. Če za dogodek, ki je predmet poročila, ni posebne situacije, naj bo naslov napisan na sredini strani in z velikimi tiskanimi črkami 'ZAPISNIKA'.
• Po navedbi narave incidenta, opisanega v poročilu, je treba navesti podrobne informacije o incidentu. Poleg podrobnih informacij o incidentu je treba v poročilo vključiti tudi, kako so bile informacije o incidentu pridobljene.
• Informacije, kot so incident, kje se je zgodil ter datum in čas, morajo biti jasno navedene.
• Če obstajajo dokazi, ki jih je mogoče šteti za dokaze v zvezi z dogodkom, navedenim v poročilu, je treba poročilu priložiti tudi te. V poročilo je treba vključiti tudi informacije o tem, kako so bili dokazi pridobljeni.
• Če bo zapisnik obsegal več kot eno stran, naj bo zadnja stran prazna in nove strani oštevilčene.
• Zahtevajo se tudi mokri podpisi oseb, katerih podatki so vključeni v zapisnik. Zapisnik brez podpisa ni veljaven.

Kaj morate upoštevati pri pripravi zapisnika

Ker je zapisnik uradni dokument, je treba pri pripravi zapisnika upoštevati določene predloge in pravila. Pomembne točke pri pripravi zapisnika so naslednje:

• Pripravljen naj bo na papirju A4 ali A5.
• Naslov zapisnika naj bo na sredini strani z velikimi tiskanimi črkami.
• Datum in čas incidenta, podrobnosti o tem, kako se je incident zgodil in kako se je za incident izvedelo, je treba podrobno vključiti.
• V poročilo morajo biti vključeni tudi dokazi o incidentu.
• Vsebovati je treba tudi podatke o identiteti oseb, navedenih v zapisniku.
• Na koncu zapisnika je treba navesti datum in čas vodenja zapisnika ter podpise omenjenih oseb, da je konec jasen.

Kakšna je uporaba minut?

Zapisnik se vodi, saj je uradni dokument v primerih, ko je treba dogodek prijaviti. Zapisnik služi kot pravno in pravno varstvo nastalih dogodkov, kot referenca za vodstvene situacije podjetja in razmerja med delavcem in delodajalcem. Da bi bil zapisnik predstavljen kot uradni dokument in uporaben za incident, mora biti pripravljen z resničnimi informacijami in skrbno. Zapisnik se lahko uporablja kot uradni dokument za različne dogodke in namene. Prednosti zapisnika lahko naštejemo na naslednji način:

• Zagotavljajo pravno varstvo tako, da zapisnike, ki jih vodi sodišče, notar, uradne pisarne ali javne ustanove, uporabljajo kot dokaz v pravnih postopkih.
• V primerih, ko so potrebne sankcije ali kazenski postopki, se zapisniki predložijo sodiščem kot uradni dokumenti v zvezi s postopkom incidenta.
• V poslovnih ustanovah se lahko vodijo zapisniki, da se ohranijo podrobnosti o vsebini sestankov in razprav. Ti zapisniki se lahko uporabijo pri prihodnjih odločitvah.
• Zapisnik, ki se vodi na delovnem mestu, se lahko vodi za zaščito delodajalca in zaposlenega v pravnih postopkih v zvezi z dogodki na delovnem mestu.

Kako voditi zapisnik glede na njihov položaj?

V primerih, ko je treba dogodek zabeležiti, se lahko vodi zapisnik, vendar na različnih področjih. Zapisnik se lahko vodi za poslovno življenje, izobraževanje in zdravstveno stanje ter sodne ali kazenske postopke. V primeru problematičnih situacij pri bolnišničnih pregledih in zdravljenjih se lahko vodi poročilo o zdravstvenem stanju, poročilo o kaznih, kot je disciplina v izobraževalnem življenju, poročilo o kakršni koli težavi v vojaških območjih ali nesreči na delovnem mestu.

Kako voditi poročilo o prometni nesreči?

Poročilo o prometni nesreči z materialno škodo se lahko pripravi po naslednjih pravilih:

• Zapisnik morajo v dveh izvodih izpolniti samo udeleženci prometne nesreče. Če ste udeleženi v prometni nesreči, je zapisnik obvezno izpolniti tudi, če nimate vozniškega dovoljenja.
• Čeprav je izpolnjen obrazec za zapisnik fotokopija, morajo biti v zapisniku prisotni mokri podpisi strank.
• Podatki v obrazcu morajo biti nepopolni in jasno naveden vzrok nesreče.
• Ker bo poročilo neveljavno, če podjetja in police ni mogoče identificirati, je treba v celoti in natančno navesti številke zavarovalnic in prometnih polic strank.
• Poročilo je treba predložiti zavarovalnici v petih delovnih dneh.

Kako hraniti vojaška poročila?

Na vojaških področjih imajo zapisniki običajno fiksno predlogo. Na primer, če je poročilo povezano z disciplinskim incidentom, je v zgornjem srednjem delu strani s poročilom napisan naslov, kot je 'POROČILO O ODKRIVANJU NEDISCIPLINSKOSTI'. Po navedbi datuma, točnega časa in točne lokacije dogodka so v poročilu vključeni podatki o dogodku in imena, navedena v dogodku. Ko je na koncu naveden datum vodenja zapisnika, se zapisnik dopolni z mokrimi podpisi oseb, navedenih v zapisniku, in osebe, ki je zapisnik vodila.

Kako hraniti študentska poročila?

Tako kot v drugih zapisnikih so po naslovu poročila z velikimi tiskanimi črkami navedeni datum, ura dogodka, podrobnosti dogodka in imena, omenjena v dogodku. Po dopisu datuma zapisnika na koncu se zapisnik dopolni z mokrimi podpisi dijaka, učitelja, pomočnika ravnatelja in ravnatelja.